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Export nach Magellan

Magellan ist eine Software zum Verwaltungen von Schulen und Schulbibliotheken. Enbrea kann seine Daten mit Magellan bidirektional synchronisieren.

Im Modul Bewerbungen werden die an der Schule laufenden Bewerberverfahren und die Bewerber verwaltet. Bewerber können für die Schulverwaltung aus Enbrea nach Magellan übernommen werden. Es werden Bewerber mit dem Status angenommen extrahiert und in Ihre Magellan-Datenbank übergeben. In der Magellan-Schulverwaltung sind die übertragenen Bewerberdatensätze im Menüpunkt Bewerber sichtbar.

Wie funktioniert der Export?

Der Workflow besteht grob aus zwei Schritten:

  1. Enbrea Cli exportiert Daten aus Enbrea und generiert ECF-Dateien.

  2. Enbrea Cli importiert die generierten ECF-Dateien nach Magellan.

Initialisierung

  1. Falls noch nicht geschehen, auf Ihrem lokalen Computer Enbrea Cli installieren.

  2. Im Windows-Explorer ein neues Verzeichnis c:\enbrea anlegen (das Verzeichnis kann natürlich auch anders heißen).

  3. Im Suchfeld der Windows-Taskleiste Eingabeaufforderung eintippen und die Windows-Eingabeaufforderung öffnen.

  4. Mit Befehl cd in das soeben angelegte Verzeichnis wechseln:

    cd c:\enbrea

  5. Nun folgenden Befehl eintippen:

    enbrea init -c enbrea.json

    Es wird jetzt eine JSON-formatierte Konfigurationsdatei enbrea.json angelegt, die als Vorlage für die weitere Konfiguration dient.

Konfiguration

Die gesamte Konfiguration des Exports befindet sich in der soeben angelegten Textdatei enbrea.json. Diese Datei in einem Texteditor öffnen und die gewünschten Eigenschaften überschreiben.

Die folgenden Eigenschaften müssen angepasst werden. Sie konfigurieren den individuellen Zugang zu Enbrea:

Allgemeine Konfiguration

Url

URL zu Ihrer Enbrea-Instanz

AccessToken

Enbrea-Zugriffstoken

SchoolTerm

Kürzel des Enbrea-Zeitraums

Magellan.ApplicationProcessId

ID des Bewerberverfahrens, das exportiert werden soll. Die ID können Sie aus der Enbreaoberfläche kopieren. Bitte öffnen Sie dafür im Modul Bewerbungen den Unterpunkt Bewerberverfahren und klicken auf das gewünschte Bewerberverfahren. Die ID wird Ihnen oben rechts gezeigt und kann kopiert werden.

Die folgenden Eigenschaften müssen ebenfalls angepasst werden. Sie konfigurieren den Zugang zur Firebird-Datenbank von Magellan:

Magellan

Magellan.DatabaseConnection

Ein Connection-String zur Magellan-Firebird-Datenbank.

Magellan.TenantId

ID des Magellan-Mandanten

Magellan.SchoolTermId

ID des Magellan-Zeitraums. Die ID des Zeitraums ist in der Adressleiste des Browsers sichtbar, während man an der Enbrea-Instanz angemeldet ist.

Alle andere Eigenschaften sind schon vorkonfiguriert, können aber natürlich jederzeit überschrieben werden.

Bitte beachten

Der Backslash (= umgedrehter Schrägstrich) in Dateipfaden muss in einer JSON-Datei stets gedoppelt werden, also \\ statt \.

Nachfolgend je ein Beispiel für die Eintragungen für eine lokal und eine entfernt gespeicherte Datenbank.

Das Ergebnis für eine lokal gespeicherte Datenbank könnte wie folgt aussehen:

{
  "Url": "https://enbrea.cloud/meine-schule",
  "AccessToken": "9067eff1-6817-4e59-855c-9ace4e51f139",
  "SchoolTerm": "1. HJ 20223/2004",
  "ApplicationProcess": "Mein_Bewerbungsverfahren", 
  ... 

  "Magellan": {
    "DatabaseConnection": "DataSource=localhost;Database='C:\\Users\\Public\\Documents\\Stueber Systems\\Magellan 10\\Datenbank\\Magellan11.FDB';Charset=UTF8;User=sysdba;Password=qwertz",
    "TenantId": 1,
    "SchoolTermId": 42,
    "TargetFolder": ".\\magellan\\export",
    "SourceFolder": ".\\magellan\\import"
  }
}

Das Ergebnis für eine auf einem entfernten Rechner gespeicherte Datenbank könnte wie folgt aussehen:

{
  "Url": "https://enbrea.cloud/meine-schule",
  "AccessToken": "9067eff1-6817-4e59-855c-9ace4e51f139",
  "SchoolTermId": "1. HJ 20223/2004",

  ... 

  "Magellan": {
    "DatabaseConnection": "DataSource=Mein_Server;Database='C:\\Users\\Public\\Documents\\Stueber Systems\\Magellan 10\\Datenbank\\Magellan10.FDB';Charset=UTF8;User=sysdba;Password=qwertz",
    "TenantId": 1,
    "SchoolTermId": 42,
    "TargetFolder": ".\\magellan\\export",
    "SourceFolder": ".\\magellan\\import"
  }
}

Testen

  1. Im Suchfeld der Windows-Taskleiste Eingabeaufforderung eintippen und die Windows-Eingabeaufforderung öffnen.

  2. Mit folgendem Befehl in unser Enbrea-Verzeichnis wechseln:

    cd c:\enbrea

  3. Folgenden Befehl eintippen und bestätigen:

    enbrea export -p magellan -c enbrea.json

Die Daten aus Enbrea werden ins ECF-Format übersetzt und anschließend nach Magellan übertragen.

Automation

Die Synchronisation zwischen Enbrea und Magellan kann natürlich automatisiert werden. Am einfachsten geht dies mit dem Enbrea Cli-Befehl create-export-task.

Ein Beispiel:

  1. Im Suchfeld der Windows-Taskleiste Eingabeaufforderung eintippen und die Windows-Eingabeaufforderung als Administrator öffnen.

  2. Mit folgendem Befehl in unser Enbrea-Verzeichnis wechseln:

    cd c:\enbrea

  3. Folgenden Befehl eintippen und bestätigen:

    enbrea create-export-task -p magellan -c enbrea.json -i 15

Mit diesem Aufruf wird der in enbrea.json konfigurierte Enbrea-Export nach Magellan alle 15 Minuten ausgeführt.

Eine ausführliche Beschreibung der Möglichkeiten rund um das Thema Automation findet sich im Kapitel Automation.