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ENBREA Apply

In den vorangegangenen Abschnitten ist an den passenden Stellen auf die Besonderheiten eingegangen worden, die beim Erfassen und Vorbereiten der Daten für ENBREA Apply wichtig sind. Hier soll die Funktionalitäten konzentriert beschrieben werden.

Wofür können Sie ENBREA Apply einsetzen

Die Bewerbungsdaten der Interessenten per Hand zu erfassen, ist möglich, benötigt aber viel Zeit und auch Personal. ENBREA Apply ermöglicht Ihnen die Daten direkt per Webformular durch den Interessenten erfassen zu lassen.

Der Interessent erhält von Ihnen einen Link über den er das Webformular erreichen kann. Diesen Link könnten Sie zum Beispiel im Bewerbungsbereich Ihrer Schulwebseite veröffentlichen. Er gibt die Daten ein, bestätigt die Richtigkeit seiner Angaben, sendet die Bewerbung ab und kann im Anschluss ein Datenblatt im PDF-Format herunterladen, das unterschrieben und an die Schule per Mail oder auf dem Postweg versendet wird.

Die Daten werden in einer gesonderten Datenbank gespeichert und sind nach dem Erfassen nicht direkt in Ihrer ENBREA Bewerberverwaltung sichtbar.

Im Schulbüro kann anhand einer eindeutigen Nummer, die auf dem PDF sichtbar ist, der Datensatz in die ENBREA Bewerberverwaltung übernommen werden.

Ist das Bewerberverfahren abgeschlossen, können alle übrigen Datensätze, für die an Sie kein unterschriebenes Datenblatt versendet wurde, aus der hinter dem Webformular liegenden Datenbank gelöscht werden.

Was ist vorab zu tun

Bevor es los gehen kann, sind einigen Punkte zu erledigen:

  1. Sie füllen die Schlüsselverzeichnisse, die Sie später im Webformular mit anzeigen möchten.
  2. Sie definieren ein oder mehrere Bewerberverfahren. Beachten Sie bitte den Eintrag im Feld Kontext.
  3. Veröffentlichen Sie bitte die Inhalte des Bewerberverfahrens.
  4. Binden Sie die URLs für den Aufruf der Webformulare beispielsweise in den Bewerbungsbereich Ihrer Schulwebseite ein.

Das Webformular

Was das Webformulars zeigt und wie die Inhalte des PDFs aufbereitet werden, diese Informationen setzen sich aus mehrerer Quellen zusammen:

  • Konfigurationsdateien (Felder, feste Texte, Layout, Validierungsinformationen, Inhalt und Layout des PDFs)
  • Verzeichnisinhalte aus ENBREA Bewerberverfahren
  • Angaben im Bewerberverfahren (Jahrgänge, Bewerbungsziele usw.)

Zum aktuellen Entwicklungsstand editieren wir die Konfigurationsdateien, zukünftig gibt es hier die Möglichkeit die Anpassungen selbst vorzunehmen. Damit wird es möglich sein, beliebige Felder der Bewerberverwaltung eingebbar zu machen, das Layout und die Texte zu beeinflussen, Bedingungen für Eingabefelder zu definieren (was ist ein Pflichtfeld, was ist eine gültige Eingabe usw.).

Beispiel für die Herkunft der Inhalte:

Herkunft der Inhalte

Beispiel für mögliche Validierungen der Eingaben:

Beispiel für Validierunge

Eingabe durch den Bewerber

Der Interessent ruft das Webformular auf. Im Formular sind gruppenweise Daten eingebbar.

Gruppe

Hinter einigen Felders sind Prüfungen auf die Eingabe hinterlegt. Beispielsweise kann in einem Email-Feld der Aufbau der Emailadresse geprüft werden, das Geburtsdatum erwartet einen bestimmten Wert der nicht höher oder niedriger als ein bestimmter Datumsbereich sein kann, einige Angaben sind Pflichtfelder u.ä.

Validierung

Sind die Pflichtangaben in einer Gruppe korrekt gefüllt, kann die nächste Gruppe geöffnet werden. Sind alle Gruppen gefüllt, wird eine Zusammenfassung gezeigt, die der Bewerber anschaut und per Checkbox die Korrektheit der Angaben bestätigen soll.

Zusammenfassung

Im nächsten Schritt wird die Bewerbung gesendet, das bedeutet, dass für den Bewerber ein Datensatz in einer Datenbank gespeichert wird, die hinter dem Webformular liegt und getrennt von der ENBREA Bewerberverwaltung ist.

Senden

Nach dem Senden wird eine Zusammenfassung der Daten und weitere Hinweise zum Vorgehen in Form einer PDF-Datei zum Herunterladen angeboten.

PDF herunterladen

Der Bewerber soll das Datenblatt herunterladen, ggfs. ausdrucken, unterschreiben oder bei minderjährigen Bewerbern durch die Sorgeberechtigten unterschreiben lassen. Das unterschriebene Datenblatt übersendet der Bewerber an die Schule per Mail oder auf dem Postweg.

Beispiel für ´PDF

Übernahme des Bewerbers

Auf dem Datenblatt, das im Schulbüro eintrifft, steht oben rechts eine Kombination aus einer 6-stelligen Ziffer und dem Nachnamen des Bewerbers. Über die Oberfläche der ENBREA Bewerberverwaltung kann im Bereich Bewerberverwaltungen > Bewerbungen für das jeweils ausgewählte Bewerbungsverfahren ein Eingabefeld aufgerufen werden. In das Eingabefeld tippt man die 6-stellige Ziffer ein. Ist die Ziffer nicht eindeutig, wird man aufgefordert den Nachnamen, der auch oben rechts auf dem Datenblatt gezeigt wird, einzugeben. Anhand dieser Angaben wird der Datensatz in die Bewerberverwaltung abgeholt.

Ziffer eingeben

Der Bewerberdatensatz wird in die ENBREA Bewerberverwaltung übertragen und steht hier für weitere Schritte zur Verfügung.

Datensatz wurde übertragen

Bitte lesen Sie die ausführliche Anleitung unter Bewerber aus ENBREA Apply übernehmen.

Ungültige Bewerbungen löschen

Alle durch Interessenten über ENBREA Apply angelegten Bewerbungsdatensätze werden in einer Datenbank gespeichert. Nach dem Bewerbungsende kann die Datenbank geleert werden und steht dann für den nächsten Bewerbungsdurchlauf wieder zur Verfügung. Zum aktuellen Zeitpunkt führen wir diesen Löschvorgang für Sie durch, bitte wenden Sie sich hierfür an unser Supportteam unter https://support.stueber.de/. Künftig wird dieser Vorgang auch durch entsprechend authorisierte Nutzer möglich sein.